Daar wordt het MKB niet vrolijk van

6 november 2014

Bron ICTproductivity

Als we de ICT-vakbladen moeten geloven, is de MKB-er dom. Uit onderzoek blijkt dat zijn investeringen in ICT maar 40% van de totale investering in ICT in Nederland bedragen, terwijl in het MKB 70% van alle computers staan.

Als belangrijkste oorzaken hiervoor worden genoemd dat:

• het MKB zich niet verdiept in de mogelijkheden van de ICT;
• het MKB niet bereid is om overeenkomsten te sluiten op basis van een inspanningsverplichting.

Als we zien wat het resultaat van de ICT voor het MKB echter veelal was, dan zijn wij geneigd de MKB-er gelijk te geven. Ofwel in één zin samengevat, vertaald naar de auto-industrie:

Omdat leveranciers niet in staat zijn een auto te maken, moeten de afnemers maar een monteurdiploma halen om in staat te zijn uit de brokstukken, die de leveranciers wel kunnen leveren, hun eigen auto in elkaar te sleutelen.
Daar trapt het MKB dus niet in!

Eisen die het MKB mag stellen

In veel gevallen heeft de directie van het MKB eigen vermogen in de zaak zitten en investeringen worden vaak geheel of gedeeltelijk uit eigen zak betaald. Dit heeft natuurlijk een belangrijke impact op investeringsbeslissingen:

• Het risico van desinvesteringen moet geminimaliseerd worden. Daarom wil het MKB wel investeren in ‘proven technology’, waarbij duidelijk is wat er gekocht wordt en waarbij de leveranciers garanties geven. Het moge duidelijk zijn dat contracten op basis van een inspanningsverplichting hierin niet passen, tenzij de leverancier volledig wordt vertrouwd.
• Investeringen moeten direct bijdragen aan de core business of moeten direct leiden tot kostenbesparingen. In veel gevallen geldt dat ICT-leveranciers er niet in slagen om aan het MKB duidelijk te maken dat hun ICT-oplossing hieraan voldoet. En de gemiddelde MKB-er staat zo stevig met twee voeten op de grond, dat hij luchtballonnen ook herkent als luchtballonnen.

Het MKB heeft de afgelopen jaren primair zaken gedaan met andere MKB-bedrijven en met consumenten. Hierbij gelden een aantal belangrijke uitgangspunten:

• De MKB-er is gewend afgerekend te worden op zijn prestaties. Levert hij geen prestatie, dan vindt hij het volstrekt logisch dat hij buitengezet wordt. Omgekeerd verwacht hij dezelfde houding van zijn toeleveranciers. Risicomijdend gedrag van toeleveranciers begrijpt hij niet. Voor de rechtgeaarde MKB-er is dat een absoluut breekpunt. Hij verwacht dat een leverancier zijn belang dient. Een leverancier die zijn eigen belang primair dient, is op voorhand voor de MKB-er verdacht omdat hijzelf gewend is om primair het belang van zijn klant te dienen.
• Voor adviesdiensten wordt in het MKB in principe niet betaald. Er moeten oplossingen geleverd worden. Alleen in die gevallen waarin de kosten van een advies dubbel en dwars terugverdiend worden, zal de MKB-klant het gevoel hebben dat een betaald advies zinvol is en hem dient.

Alleen leveranciers die uitgaan van de MKB-er en zijn behoeften, kunnen succesvol zijn in het MKB. Leveranciers die de MKB-er lastig vallen met software of hardware als oplossing, zijn ongewenst. Hard- en software vormen een noodzakelijk kwaad, noodzakelijk voor de bedrijfsoplossing. Alleen dit laatste wil de MKB-er begrijpen, en terecht.

Eisen aan de bedrijfssoftware

Uiteraard moeten de eisen van de MKB-er vertaald worden naar eisen die aan de  software gesteld moeten worden. We zullen dit duidelijk maken door in te gaan op de consequenties van het ontbreken van bepaalde eigenschappen van de software.

Het probleem is dat veel softwarepakketten op zich staan; er is eilandvorming in automatiseringsland. Er is een gebrek aan integratie. De afzonderlijke softwareoplossingen kunnen niet met elkaar communiceren. Dit leidt voor het MKB tot problemen, die hij terecht weigert te accepteren:

• In de eerste plaats betekent het dat voor elk pakket een aparte database aanwezig is. Dezelfde gegevens moeten dus op meerdere plaatsen worden vastgelegd. Uiteraard is dat tijdverspilling en zal het leiden tot fouten. Bijvoorbeeld wanneer een klant een adreswijziging doorgeeft en deze op alle plaatsen netjes wordt ingevoerd, behalve in het bestand waar de facturatie wordt verwerkt…. De tijd die er overheen gaat om deze fout op te merken, leidt automatisch tot een liquiditeitsverschil.
• Daarnaast moet niet onderschat worden hoe moeilijk veel mensen het vinden om met (nieuwe) software te werken. Het is voor de gebruiker soms zo onduidelijk wat waar moet worden ingevuld dat het begrijpelijk is dat hij door de bomen het bos niet meer ziet. Een zogenoemde complexe gebruikersinterface kan er dan toe leiden dat werknemers of ondernemers toch ter controle de pen er weer bij pakken. Eigenlijk betekent dit dat er alsnog twee administraties worden bijgehouden: één op papier en één in het systeem. Het wordt helemaal ingewikkeld als die twee ook nog eens niet overeenstemmen, en dat is meestal het geval.
• Een ander probleem treedt op bij medewerkers die niet op kantoor maar bij de klant zitten. Het natuurlijk onzinnig als zij speciaal naar kantoor moeten komen om hun gegevens te raadplegen of in te voeren. Het productiviteitsverlies hiervan bedraagt al snel 20% van hun beschikbaarheid en als u dat vermenigvuldigt met het aantal medewerkers en hun loonkosten, dan hoeft u niet lang te rekenen wat het voorkomen van dit probleem u oplevert. Dat medewerkers bereid zijn om van een 36-urige werkweek over te stappen naar een 40-urige werkweek, valt hierbij in het niet.

De grootste kritiek op de leveranciers van software is dus dat het geleverde niet aansluit bij het bedrijfsproces, wat veel onnodige kosten met zich meebrengt.

Eisen MKB aan de ICT of software leverancier

Wat is nu eigenlijk de achtergrond van de problemen die hierboven geschetst zijn? In elk geval weet de ondernemer zelf heel goed wat de bedoeling is: hij wil dat zijn bedrijfsproces verbeterd wordt. Dat betekent heel kort gezegd, dat er efficiënter moet kunnen worden gewerkt. De belangrijkste wens vanuit het bedrijfsleven bij een investeringstraject op het gebied van ICT is, dat het bedrijfsbelang gediend wordt. Het resultaat, het uiteindelijke doel, moeten de ondernemer en zijn adviseur dus goed voor ogen hebben bij de start van de implementatie. Dat is waar het uiteindelijk allemaal om draait.

Daarbij moet de leverancier het vertrouwen hebben van de MKB-er als klant. En op voorhand is dit vertrouwen niet groot, want MKB-ers hebben meer geïnvesteerd in ICT en software dan hen lief is en ze zijn daar niet altijd gelukkig van geworden. Het belangrijkste is dat de leverancier uw belang dient en afcheckt  of hij inderdaad voor u een geëigende oplossing heeft. Hij moet ‘nee’ durven verkopen als hij weet dat zijn software voor u onvoldoende toegevoegde waarde biedt:

• Het mooiste is dat er één database is waar alle gegevens uit gehaald en in gestopt kunnen worden.
• Daarbij zou het perfect zijn als er de mogelijkheid is dat de leverancier op afroep opereert, zodat problemen die zich spontaan voordoen, direct verholpen kunnen worden. Er is dan op de gevraagde momenten altijd een vertrouwenspersoon beschikbaar, bij wie iedereen vragen kan deponeren en van wie men een gedegen antwoord kan verwachten.
• Laat de software niet bij uzelf installeren maar laat de software bij de leverancier draaien. Dan heeft u geen beheerskosten, geen investeringen in extra apparatuur, geen investeringen in beveiliging etc. De software wordt dan een dienst, die vergelijkbaar is met nutsvoorzieningen als gas, water en elektriciteit.

Hiermee kunnen problemen ondervangen worden, waar u in het verleden waarschijnlijk tegenaan bent gelopen:

• negatieve invloeden op de dagelijkse bedrijfsvoering;
• weerstand onder de betrokkenen;
• hoge implementatiekosten.

Verstoring van het bedrijfsproces, wat veel onnodige kosten met zich meebrengt.

Meer weten? Beschikt u niet over voldoende tijd, kennis en inzicht om met ICT uw business verder te verbeteren? Kijk op www.twointegrate.nl of bel Frank Aarts op 06 520 44 533